Thở phào nhẹ nhõm trong vài tháng của Covid 19 – một thời gian gián đoạn tưởng chừng như dịch bệnh kết thúc, các nhà hoạch định sự kiện đã trở nên chán nản bởi sự bùng phát trở lại đột ngột và nghiêm trọng của căn bệnh này. “Tổ chức sự kiện trực tuyến” hay còn gọi là “Virtual Events” – Sự kiện ảo không còn xa lạ với nhiều công ty và nhà tổ chức sự kiện tại Việt Nam cũng như trên thế giới. Trong bối cảnh đại dịch phức tạp, xu hướng tổ chức sự kiện đã thay đổi đáng kể từ ngoại tuyến sang trực tuyến. Vậy, sự kiện ảo là gì?
Virtual Event là gì?
Đây là những sự kiện diễn ra trên Internet (trực tuyến), có thể được tổ chức cho hàng trăm nghìn người hoặc một nhóm nhỏ người. Bất kể bạn ở đâu trên thế giới, bạn đều có thể tham gia một cách dễ dàng.
Bất kể bạn ở đâu trên thế giới, bạn đều có thể tham gia một cách dễ dàng
Nói cách khác, sự kiện trực tuyến là sự kiện được tổ chức trên không gian Internet, trong đó những người tham gia trải nghiệm sự kiện và tương tác với nhau trên Internet (trực tuyến), những người tham gia không có nhu cầu ra khỏi nhà, không cần đi xa, cũng có thể tham gia sự kiện thông qua máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động có kết nối internet.
Tại sao Virtual Event lại mang lại kết quả tốt cho các doanh nghiệp?
Trước thực tế khó khăn của đại dịch Covid-19, các công ty, đơn vị không muốn trì hoãn hoạt động kinh doanh nên chuẩn bị ngay cho quá trình chuyển đổi số, linh hoạt tìm giải pháp hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng, hạn chế tụ tập đông người.
Và giải pháp không thể tuyệt vời hơn: Sự kiện ảo (Virtual Event), với ưu điểm là tương tác trực tiếp với số lượng lớn khán giả trong thời gian ngắn, nhanh chóng và có khả năng cung cấp phản hồi trực tiếp từ tệp khách hàng của công ty-thông tin từng khó tiếp cận và thu thập. Vì những kết quả tốt này nên đây sẽ là những xu hướng Virtual Event “gây bão” năm 2022. Chủ yếu là hai ưu điểm sau:
Trước thực tế khó khăn của đại dịch Covid-19 các công ty đơn vị không muốn trì hoãn hoạt động kinh doanh nên chuẩn bị ngay cho quá trình chuyển đổi số
Giảm chi phí, tăng hiệu quả
Người tổ chức sự kiện không phải lo lắng về những chi phí quá lớn mà họ phải bỏ ra cho không gian sự kiện thực tế với sân khấu, âm thanh, ánh sáng, in ấn, sản phẩm truyền thông hay các chi phí nhận và chuyển phát quà tặng khác tại sự kiện ..
Người tham gia cũng hoàn toàn tiết kiệm được chi phí đi lại và đảm bảo an toàn sức khỏe cho bản thân khi có thể tham gia sự kiện một cách dễ dàng và thuận tiện tại bất kỳ địa điểm nào.
Mở rộng đối tượng
Với sự kiện ảo, các sự kiện có lượng khán giả toàn cầu và phân tán trên toàn cầu có thể bắt đầu với tốc độ chưa từng có. Tận dụng những lợi thế sẵn có của Virtual Event, nhiều sự kiện chia sẻ kiến thức của South Edge Education đã tổ chức thành công. Nhiều khán giả, học viên tiềm năng mới có thể là đối tượng mà công ty thậm chí chưa tính đến, cơ hội để đưa kho lưu trữ khách hàng mới vào công ty. Đây là cơ hội quý giá nhất để giới thiệu sản phẩm, thay đổi chiến lược bán hàng, xây dựng kế hoạch truyền thông và xử lý khủng hoảng mà doanh nghiệp có thể lường trước được cũng như các cạnh tranh trong ngành.
Với sự kiện ảo, các sự kiện có lượng khán giả toàn cầu và phân tán trên toàn cầu có thể bắt đầu với tốc độ chưa từng có
Tiết kiệm chi phí
Việc các sự kiện diễn ra hoàn toàn trên mạng Internet (Virtual Event hoạt động hoàn toàn trên các diễn đàn, mạng xã hội như Facebook, Google Meet, Zoom,….) sẽ giảm thiểu một khoản tiền rất lớn cho doanh nghiệp. Điều này giúp giảm thiểu ngân sách tối ưu cho nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhất là trong tình hình dịch bệnh có thể kéo dài trong thời buổi hiện nay.
Các sự kiện diễn ra hoàn toàn trên mạng Internet
Quảng bá hình ảnh
Virtual Event là một kênh cực kỳ tiềm năng. Nó có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp bằng phương tiện truyền thông, xã hội với một mức chi phí cực kỳ hợp lý. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông kết hợp với sự viral của cộng đồng mạng thì doanh nghiệp của bạn sẽ là TOM (Top Of Mind – Đứng đầu) trong tâm trí khách hàng.
Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời
Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất.
Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro có thể gặp phải
Có thể thấy, do chức năng và hiệu quả vượt trội, cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ. Các chuyên gia hàng đầu của South Edge Digital nhận định rằng tổ chức sự kiện ảo (Virtual Event) là tương lai của ngành tổ chức sự kiện, quá trình chuyển đổi này không còn là một mong muốn xa vời trong tương lai nữa mà sẽ diễn ra và bùng nổ trong thời gian ngắn.