Thay vì các cách quản lý dự án truyền thống vừa tốn thời gian vừa không mang lại hiệu quả cao thì ngày nay, các công cụ quản lý dự án online được xem là “cánh tay phải đắc lực” hỗ trợ toàn diện cho công việc của bạn. Vậy đâu là công cụ quản lý dự án hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất công việc? Mời bạn cùng SE Education tăng hiệu suất công việc nhờ những công cụ quản lý dự án dưới đây,

Quy trình để quản lý một dự án thành công

Quy trình quản lý dự án là các giai đoạn, các bước được thiết lập theo trình tự thời gian nhất định mà người quản lý cần nắm rõ để điều hành, giám sát công việc. Để có một dự án thành công, bạn cần trải qua 5 giai đoạn cơ bản trong quy trình quản lý dự án:

Giai đoạn khởi động dự án

Là giai đoạn nêu rõ và xác định mục tiêu, tầm nhìn của dự án, những gì bạn cùng các thành viên muốn hoàn thành và đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan; xây dựng điều lệ dự án (cụ thể: mục tiêu tổng quát, các bên liên quan tới dự án là ai? Vấn đề rủi ro của dự án và những lợi ích sẽ thu được từ dự án, tổng quan về ngân sách,…) cũng như sổ đăng ký cho các bên cùng hợp tác triển khai và liên quan mật thiết tới dự án.

Có rất nhiều việc cần làm rõ trong quá trình khởi đầu của dự án, vì vậy để dễ dàng cho việc quản lý thì nên chia nhỏ các việc cần làm: xác định tình trạng kinh doanh, phạm vi dự án, hình thức phân phối, nguồn lực, các vấn đề có thể phát sinh…

Giai đoạn lên kế hoạch

Đây là giai đoạn quan trọng và có rất nhiều công việc cần thực hiện. Nhà quản lý dự án ở giai đoạn này có thể cần làm các việc sau: tạo lập phạm vi dự án và các thủ tục cho việc mua bán (vật tư, …); xây dựng WBS – Work Breakdown Structure và khởi tạo từ điển WBS, tạo danh sách công việc, ước lượng nguồn lực và thời gian và lịch trình thực hiện; xác định đường găng Critical Path, phát triển ngân sách; xác định các tiêu chuẩn, chỉ số đo lường cho chất lượng, lên kế hoạch tiếp xúc và tương tác với các bên liên quan, xác định các rủi ro và kế hoạch phản ứng, tổ chức buổi  gặp mặt đầu tiên giữa nhà quản lý và đội ngũ dự án, nhằm lên kế hoạch cho dự án

Giai đoạn triển khai dự án

Sau khi dự án đã nhận được quyết định đầu tư từ doanh nghiệp, tất cả các kế hoạch đã được phê duyệt, dự án chính thức được triển khai. Lúc này công việc của nhà quản lý ở giai đoạn này có thể gồm: triển khai công việc theo kế hoạch; thúc đẩy các deliverables (output của một phase/ phiên dự án); thu thập dữ liệu về hiệu suất làm việc;  kiểm tra chất lượng; quản lý nhân sự và thúc đẩy hiệu suất làm việc; điều hành việc giải quyết xung đột; gửi và tiếp nhận thông tin phản hồi; viết báo cáo; tổ chức các cuộc họp và hoạt động Team-building; ghi nhận và trao thưởng.

Tại South Edge Education, mỗi khi một khóa hoc digital marketing bắt đầu, học viên sẽ lên sẵn kế hoạch và từng hạng mục công việc cho từng buổi học. Bên cạnh đó, thông tin giảng viên, đánh giá chất lượng buổi học cũng được lưu trữ để nhà quản lý kiểm tra & đánh giá.

Giai đoạn kiểm tra và đánh giá

Giai đoạn này nhằm giám sát và kiểm soát dự án để đảm bảo rằng dự án đang tiến triển đúng hướng với kế hoạch đề ra. Công việc kiểm soát các công đoạn của dự án được thực hiện liên tục, song song với tất cả các khâu của dự án. Dự án có thành công hay không, ngoài năng lực, tinh thần trách nhiệm của nhân viên, thì yếu tố quyết định nằm ở vai trò của người quản lý trong việc sâu sát, theo dõi, kiểm soát, đánh giá hiệu quả vận hành của dự án.

Giai đoạn quyết toán

Sau khi dự án được hoàn thành, giai đoạn quyết toán là giai đoạn liên quan đến các thủ tục, tài liệu vận hành dự án. Một số nhiệm vụ cần người quản lý cần cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm: Đánh giá hiệu quả dự án, phân tích dự án và hoạt động của các thành viên tham gia và cuối cùng là quyết toán ngân sách dự án.

Trở thành nhà quản lý dự án tài ba nhờ những công cụ sau

Ngày nay, khi công nghệ phát triển nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt dự án nhanh chóng qua các công cụ quản lý công việc trực tuyến. Đặc biệt, đối với các chiến dịch marketing, các doanh nghiệp cũng nên tổ chức quản lý chi tiết trên công cụ. Nhờ đó, có thể kiểm soát khối lượng công việc, KPI của từng bộ phận một cách chặt chẽ.

Monday – Công cụ quản lý dự án mạnh mẽ

Monday là một công cụ quản lý dự án cho phép bạn dễ dàng tổ chức, quản lý, lập kế hoạch, nhiệm vụ theo quy trình của dự án và làm việc theo nhóm. Với giao diện trực quan, thân thiện với người dùng với Monday người dùng có thể xây dựng hoặc tùy chỉnh liền mạch các giải pháp công việc mà họ muốn.

Cụ thể, Monday là một tập hợp các bảng tính được tùy chỉnh cao, trong đó mọi người trong nhóm ghi lại các nhiệm vụ họ cần thực hiện và cập nhật chúng bằng các báo cáo trạng thái (Done, Working on it, Stuck,…) và thông tin có liên quan khác. Với phương pháp này, mọi thành viên trong nhóm có thể thấy được sự vận hành và tiến độ của công việc.

Các tính năng của Monday gồm có:

• Tính năng thiết lập kế hoạch và lịch trình dự án
• Mời cộng tác và xem tiến trình công việc của mỗi người
• Theo dõi tiến độ thực hiện dự án tại thời gian thực
• Tích hợp bộ lọc mạnh mẽ để quan sát các nhiệm vụ
• Theo dõi thời gian trực quan
• Tạo bảng tính và biểu đồ đa dạng
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi

Notion

Notion là một ứng dụng ghi chú đa năng, mang lại nhiều tính năng thông minh cho người dùng như ghi chú, quản lý thời gian, lập kế hoạch, viết blog, nhật ký,…Tất cả những dữ liệu trên sẽ được lưu trữ vào cùng một không gian để bạn có thể dễ dàng tìm kiếm lại khi cần. Giờ đây, Notion còn cập nhật thêm các tính năng sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cũng không kém cạnh những nền tảng khác.

Được xem là một ứng dụng “All in one” giúp quản lý mọi khía cạnh trong cuộc sống, Notion sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội như:

• Giao diện đơn giản, thân thiện và đẹp mắt,
• Đồng bộ trên mọi nền tảng bất kể là Android hay IOS, máy tính hay điện thoại
• Với các template có sẵn hoặc bạn tự thiết kế theo phong cách riêng bằng các icon, cách sắp xếp dữ liệu, bạn có thể thoải mái sáng tạo không gian riêng cho bản thân
• Tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng bằng thanh công cụ tìm kiếm nhanh
• Quản lý dữ liệu dễ dàng
• Công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả

Trello

Trello là công cụ quản lý công việc trực quan hỗ trợ các nhóm lên ý tưởng, lập kế hoạch để cùng nhau hợp tác và hoàn thành công việc hiệu quả nhất. Với Trello, các thành viên trong cùng một đội có thể biết được có những đầu công việc nào, ai đang thực hiện việc gì và làm đến giai đoạn nào của dự án?…

Cấu tạo của Trello gồm các phần sau:

• Card: là một thẻ thông tin bao gồm Title (tiêu đề), Description (mô tả) dùng để lưu trữ công việc. Có thể dùng Card để ghi: Task (công việc), Feature (tính năng của sản phẩm), Question (các câu hỏi), Note (các ghi chú)
• List: là danh sách tổng hợp nhiều Card có cùng một tình trạng (đang làm, chưa làm, đã làm xong) hoặc cùng một tính chất.
• Board: tổng hợp các List, là một bảng tương đương như 1 dự án hoặc một nhiệm vụ công việc lớn. Trong Board chứa các List để kiểm soát tình trạng các đầu việc.
• Organization: tổng hợp các Board và toàn bộ nhân sự trong Team.

Các tính năng của Trello

• Quản lý và phân chia công việc theo từng vị trí việc làm cụ thể, hiển thị rõ tình hình hoạt động của các đầu việc: đang làm, đã làm xong, hủy bỏ,…
• Tổng hợp và phân chia công việc tới từng thành viên trong nhóm một cách cụ thể: thời gian thực hiện, tình trạng hoàn thành công việc.
• Có thể yêu cầu sự giúp đỡ của các thành viên trong nhóm khi thực hiện một công việc nào đó
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, linh hoạt và miễn phí

Trên đây là 5 công cụ quản lý dự án một cách hiệu quả mà SE Education muốn giới thiệu đến bạn. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích và lựa chọn cho doanh nghiệp của mình công cụ phù hợp để quản lý công việc từ đó nâng cao hiệu suất.