Trong bối cảnh diễn biến phức tạp của đại dịch, xu hướng tổ chức sự kiện chuyển mạnh từ nền tảng offline sang nền tảng trực tuyến. Điều này có nghĩa là hiện nay các nhà tổ chức sự kiện đang gấp rút thay đổi chiến lược, nắm bắt xu hướng, tiên phong thay đổi để mang lại trải nghiệm mới cho người tham dự.

Trong và sau đại dịch, thị trường bắt đầu có những thay đổi mạnh mẽ, đặc biệt là về hành vi của người tiêu dùng. Mọi hoạt động đều được ưu tiên diễn ra trên nền tảng kỹ thuật số (trực tuyến).Tất nhiên, ngành tổ chức sự kiện cũng không nằm ngoài làn sóng mới này. Đây cũng là lý do tại sao ngay từ bây giờ các nhà tổ chức sự kiện và đơn vị tổ chức sự kiện đang gấp rút thay đổi chiến lược, bắt kịp xu hướng, đổi mới thay đổi để trở nên khác biệt và mang lại trải nghiệm mới cho người tham dự.

Virtual Event là gì?

Một sự kiện ảo (Virtual Event) được định nghĩa là bất kỳ cuộc họp có tổ chức nào diễn ra trên một nền tảng trực tuyến thay vì một địa điểm thực. Các sự kiện này có thể bao gồm từ các cuộc thảo luận nhỏ đến hội nghị và hội thảo với hàng nghìn người tham dự. Với sự phát triển như hiện tại, liệu Virtual Event – Tương lai hay thị trường ngách ngành Event?
Sự kiện trực tuyến hoặc sự kiện ảo nghe có vẻ kỳ quặc, nhưng thực tế, chúng đã xuất hiện từ năm 1993, khi buổi phát trực tiếp đầu tiên trên thế giới chỉ với nội dung cực kỳ đơn giản là một video ca nhạc.Buổi phát sóng trực tiếp sau đó đã thu về hàng triệu lượt xem.

Ngày nay, ngay cả các hội nghị quy mô lớn cũng đã chuyển một phần hoặc toàn bộ sang các nền tảng kỹ thuật số.Chuyển các sự kiện từ ngoại tuyến sang trực tuyến có thể giúp giảm chi phí và lượng khí thải carbon (lượng CO2 thải ra môi trường) và tiếp cận lượng khán giả rộng hơn, nếu không muốn nói là vô hạn.Vào năm 2018, buổi phát trực tiếp trên YouTube của Coachella đã đưa sự kiện Beyonceui Homecoming đến với hơn 9,871 triệu người tại hơn 232 quốc gia trên thế giới, thay vì chỉ vài trăm nghìn người tham gia.

Các xu hướng trong tương lai của Virtual Event

Dưới đây là những xu hướng mà South Edge Education tin chắc sẽ bùng nổ trong tương lai, nó mang lại những lợi ích lớn lao mà những nhà tổ chức sự kiện cần đến, một vài xu hướng nổi bật có thể kể đến như:

Hỏi đáp, phỏng vấn và các show diễn

Các chuyên gia nội bộ sẽ chia sẻ kiến ​​thức dưới dạng câu hỏi và câu trả lời trực tiếp. Tổ chức sự kiện “Ask Me Anything” (AMA) trên các nền tảng truyền thông xã hội để tương tác trực tiếp với khán giả của bạn. (Bạn có thể xem trực tuyến sự kiện nhỏ này có tên “Bill Gates ‘Reddit Ask Me Anything”). Hoặc, để hấp dẫn hơn, hãy cân nhắc mời các diễn giả hoặc nghệ sĩ nổi tiếng tham dự, phát biểu và biểu diễn tại sự kiện của bạn.

Tổ chức “tour” hậu trường

Đây là cơ hội để khán giả có được cái nhìn chân thực về hậu trường. Với những địa điểm như bảo tàng, phòng trưng bày, nhà hát, sân bay,… Chúng có thể mang đến cho người xem cái nhìn toàn cảnh về toàn thế giới. Tham quan phòng thí nghiệm, nhà máy, văn phòng, xưởng, … Đó sẽ luôn là một trải nghiệm mới và thú vị cho những ai chưa từng gặp bạn.

Hội nghị và các show biểu diễn

Các sự kiện lớn cũng có thể chứa yếu tố “ảo”. Từ Coachella đến SXSW, các buổi hòa nhạc trực tiếp và thậm chí cả các bài giảng cao cấp đã được phát trực tuyến cho những người không thể. Mọi người cũng có thể tham gia tương tác trực tiếp. Hiện có nhiều hội nghị được tổ chức 100% trên nền tảng trực tuyến, có tích hợp mạng và hội họp.

Hội nghị ảo

Hội nghị ảo cho phép người tham gia tham gia các cuộc họp của họ qua Internet. Các nhà tổ chức có thể mời các diễn giả chính và những người nổi tiếng từ khắp nơi trên thế giới, tiếp cận nhiều đối tượng, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo đạt được mục tiêu.

Các cuộc họp ảo

Các cuộc họp ảo luôn yêu cầu sự tương tác giữa những người tham gia và sự kiện ảo. Điều này làm cho nó phù hợp với những người làm việc từ xa. Các nền tảng như Google Meet, Zoom, … thường được các công ty sử dụng cho các cuộc họp nội bộ hơn là cho mục đích tiếp thị và quảng cáo.

Hội thảo trên website

Đây là một cách hiệu quả để chia sẻ nội dung với khán giả bên ngoài. Tiếp thị là mục tiêu của các loại sự kiện ảo này để chúng có thể tiếp cận với nhiều đối tượng hơn. Hội thảo trên web thường bao gồm thăm dò dư luận, ý kiến, phiên hỏi đáp, …

Đào tạo và các khoá học

Hội thảo trên webinar, workshop và các khóa học trực tuyến là các định dạng sự kiện dành cho các chủ đề phức tạp hơn. Họ có thể truyền đạt kiến ​​thức chuyên sâu về một chủ đề cụ thể hoặc một loạt các kỹ năng, công cụ làm việc hoặc hơn thế nữa.
Các chuyên gia hàng đầu của South Edge Digital nhận định rằng, sự kiện ảo không phụ thuộc vào các chủ đề như thời tiết, giao thông,…, mà chúng phụ thuộc vào các chủ đề khác như kết nối đường truyền tín hiệu, chất lượng video,… Nhìn chung, sự kiện ảo là một bước tiến của ngành tổ chức sự kiện. Tùy theo đối tượng, loại hình và mục tiêu cụ thể mà các nhà tổ chức lựa chọn những cách thức tổ chức sự kiện khác nhau. Sự kiện ảo thực sự là một trong những sự kiện tốt nhất. Những ý tưởng hay mà các công ty, doanh nghiệp nên học hỏi.