© Copyright 2022 by SouthEdge Education Division
Trong thời buổi dịch bệnh diễn ra phức tạp như hiện nay, kết hợp với chỉ thị 16 của Chính Phủ thì việc gặp nhau để họp bàn một vấn đề có vẻ là giải pháp nan giải. Vì vậy cụm từ hội nghị trực tuyến được hầu hết các nhà quản trị nhắc đến nhiều nhất hiện nay. Cùng Southedge Education Division theo dõi các kiến thức liên quan đến hội nghị trực tuyến bạn nhé!
Hội nghị trực tuyến là gì?
Hội nghị trực tuyến (Teleconference) được hiểu đơn giản là doanh nghiệp tổ chức một cuộc họp mà không bắt buộc tất cả mọi người có mặt ở cùng một nơi. Với sự sự phát triển của truyền thông điện tử, những người tham gia cuộc họp có thể ở tất cả mọi nơi khác nhau trên thế giới. Hội nghị đều có thể là một cuộc họp hai chiều hay một chiều. Các khách mời chỉ cần có nhiệm vụ là tham dự cuộc họp hoặc là một phiên tương tác. Hội nghị trực tuyến cũng không giới hạn số người tham gia.
Hội nghị trực tuyến (Teleconference) được hiểu đơn giản là doanh nghiệp tổ chức một cuộc họp mà không bắt buộc tất cả mọi người có mặt ở cùng một nơi
Ngày nay việc các doanh nghiệp tạo ra các cuộc họp trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu và nhanh chóng nhất nhằm thay thế cho các cuộc họp truyền thống thường sẽ bị hạn chế về mặt địa lý. Họp trực tuyến (online) sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa lượng chi phí và thời gian hội họp, cùng với đó cũng có thể mang lại nhiều hiệu quả cao trong công việc.
Khi nào bạn cần đến giải pháp Hội nghị trực tuyến?
Hội nghị trực tuyến nói chung thường được doanh nghiệp tổ chức sử dụng người tham gia được phân cách bằng khoảng cách hoặc hoàn cảnh.
- Khi không thể đi lại vì điều kiện, thời gian hoặc chi phí: Ví dụ như khi cần thỏa thuận, làm việc với các khách hàng ở quốc tế. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoảng tiền lớn cho phí di chuyển hay lưu trú.
- Khi bạn muốn tập trung một số lượng lớn nhân viên, khách hàng.
- Khi cần tổ chức các cuộc họp đều đặn.
- Khi doanh nghiệp cần có quyết định tức thời
Làm thế nào để bạn tổ chức một cuộc họp trực tuyến
- Quyết định một khoảng thời gian nhất định: Việc đưa ra quyết định ngày và giờ cho các cuộc họp giúp những người tham gia biết về nó và những việc mà họ phải làm trong cuộc họp
- Lập kế hoạch chi tiết cho chương trình: Tốt nhất doanh nghiệp nên chuẩn bị trước một ngày khi chương trình bắt đầu cho mọi người tham gia. Cùng với đó, nhân sự phải đề cập rõ ràng trong chương trình nghị sự vai trò của những người tham gia khác nhau. Điều này sẽ giúp người tham gia chuẩn bị cho cuộc họp đúng thời điểm và cách thức.
- Đừng để hội nghị bị phân tâm bởi những thứ không đáng: Nếu không có kịch bản trước thì thật dễ để đi lang thang và làm buổi họp không đạt đúng trọng tâm. Chính vì lý do đó, người đứng đầu hội nghị phải lên một kế hoạch và đảm bảo chương trình làm việc được đúng hướng.
Quyết định một khoảng thời gian nhất định
Việc các doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp họp trực tuyến đã và đang là xu hướng hội họp không chỉ trong hiện tại mà còn ở tương lai. Southedge Education Division mong sau khi đọc bài viết này, bạn có thể học được những điều mới mẻ về họp trực tuyến và áp dụng ngay vào doanh nghiệp của mình bạn nhé!