Khi cơn bão COVID-19 lần thứ hai trở lại, hầu như tất cả các ngành công nghiệp đều chìm trong “đêm đen” đầy thử thách. Đối với ngành tổ chức sự kiện, có thể chỉ có một lựa chọn đó là: Sự đổi mới. Sự xuất hiện của tổ chức sự kiện trực tuyến, sự kiện ảo hay còn gọi là “sự kiện ảo” như một vị cứu tinh, một bước nhảy vọt giúp trải nghiệm sự kiện không còn bị giới hạn về không gian, thời gian và trở ngại như các hình thức tổ chức sự kiện truyền thống.

Các hình thức của Virtual Event

Có hai hình thức chính trong việc tổ chức sự kiện ảo (Virtual Event) đó là: sự kiện kết hợp ghi lại thời gian thực và đan xen các nguồn tài nguyên có sẵn trên nền tảng mạng xã hội (trực tiếp 70%, ghi lại 30%) hoặc sự kiện chỉnh sửa và video. Phát lại trong chương trình phát sóng trực tiếp (100% ghi âm). Các công ty có thể linh hoạt lựa chọn hình thức phù hợp theo tính chất và nội dung cần truyền thông.

Các sự kiện ảo thường được tổ chức và truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, thường là Facebook và YouTube. Ngoài ra, đối với các sự kiện có tính chất cụ thể, chẳng hạn như đào tạo các đại lý, nhà phân phối hoặc đào tạo nội bộ công ty và các sự kiện bảo mật cao khác, các công ty có thể thiết lập trang web nhỏ mới có tên là Landing Page, độc lập với trang web chính và cập nhật tất cả tin tức có liên quan nhằm giúp khán giả có thể dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin. Thường các trang Landing Page sẽ được doanh nghiệp liên kết với Facebook, YouTube… để tạo ra một hệ sinh thái chặt chẽ, tăng hiệu quả tối ưu và hỗ trợ mạnh mẽ cho các hoạt động truyền thông.

Liệu Virtual Event có giữ vai trò dài hạn trong ngành Event?

Ngày càng có nhiều sự đồng thuận rằng các giải pháp công nghệ kỹ thuật số sẽ phát triển mạnh mẽ và tồn tại trong ngành tổ chức sự kiện. Nhưng với sự phát triển lâu dài, những giải pháp này có thể được sử dụng như những cải tiến, không thay thế cho các sự kiện trực tiếp.

Vì sao Virtual Event sẽ là thị trường ngách ngành Event

Thị trường luôn thay đổi buộc các nhà tổ chức phải tìm giải pháp cho nhiều hoạt động tổ chức. Việc tăng tốc các sự kiện ảo và các giải pháp sự kiện trực tuyến đã được một số khách hàng coi là một giải pháp thay thế tốt và nó đã được chứng minh là hiệu quả để tiếp cận nhiều người hơn thông qua các chỉ số trực tuyến. Tuy nhiên, đây vẫn là một thị trường ngách và không phải là công cụ chính của các công ty tổ chức sự kiện vì những lý do sau:

Thiếu đi sự trải nghiệm của khán giả

Đối với các sự kiện trực tuyến, trải nghiệm tuyệt vời nhất của khán giả là xem và tương tác với sân khấu đang được phát trước máy phát. Trải nghiệm này phần lớn sẽ phụ thuộc vào đường truyền, chất lượng hình ảnh, âm thanh của đầu đĩa… để quyết định tâm trạng của người xem.

Nếu chỉ là hội nghị, hội thảo, bán hàng hoặc đào tạo thì điều này có thể chấp nhận được. Nhưng nó đòi hỏi nhiều hoạt động, truyền tải thông tin và hoạt động trực tuyến hơn khán giả, điều này gần như là không thể.

Thiếu đi sự trải nghiệm hiện trường

Đến một không gian mới một hội trường bắt mắt một triển lãm lớn hay một lễ hội âm nhạc hiện đại…. là một trong những nguồn cảm hứng lớn nhất của khán giả sự kiện trực tiếp.
Không thể trải nghiệm không gian âm thanh ánh sáng và màu sắc của sân khấu không được kết nối với những người khác… đây chính là điều sẽ giết chết cảm xúc của tất cả khán giả khi xem phim sự kiện trực tuyến kể cả khi sự kiện có hấp dẫn và nhiều các ngôi sao thực hiện trong cùng một khung cảnh….

Không phải tất cả mọi người đều giỏi về công nghệ

Khi nói đến công nghệ sự quen thuộc là chìa khóa. Mở Youtube hoặc Faceook để xem một sự kiện trực tiếp không phải là một vấn đề đơn giản. Việc tham dự những sự kiện này trở nên khó khăn hơn đối với một số người.
Bên cạnh việc phải giữ kết nối và theo dõi xuyên suốt sự kiện cũng là một trở ngại lớn. Nghiên cứu cho thấy hơn 70% mọi người rời màn hình của họ trực tuyến sau 15 phút đầu tiên đăng ký ngoại trừ các sự kiện hấp dẫn như các trận đấu thể thao.

Không nhận được các khoản đầu tư ngân sách cao

Các loại hình sự kiện trực tuyến vẫn chưa có ngân sách đầu tư cao ngoại trừ một số sự kiện bán hàng đặc biệt như Alibaba tại Trung Quốc hay Lazada Shopee tại Việt Nam có kinh phí đầu tư rất lớn. Đối với các sự kiện còn lại kinh phí đầu tư vẫn chỉ dao động 13 hoặc 12 triệu mức đầu tư cho các sự kiện trực tiếp.

Không có gì ngạc nhiên khi phần lớn các thương hiệu khách hàng cho biết rằng họ có kế hoạch chi tiêu ít hơn cho các sự kiện trong thời kỳ đại dịch và suy thoái hiện nay. Tuy nhiên trong tương lai gần các chuyên gia hàng đầu của South Edge Digital mong đợi họ sẽ trở lại mức ngân sách bình thường (hoặc cao hơn) sau khi các chương trình tiêm chủng được triển khai đầy đủ và rộng rãi. Những kết quả này không chỉ phản ánh sự công nhận rằng các sự kiện trực tiếp đắt hơn các lựa chọn thay thế kỹ thuật số mà còn đáng để đầu tư thêm.

Gia tăng áp lực thực hiện

Các sự kiện này nhìn chung có thời gian chuẩn bị tương đối ngắn nên sự đầu tư về hình ảnh cảnh ảo hiệu ứng … sẽ có nhiều hạn chế. Hiệu suất phụ thuộc nhiều vào thiết bị ghi cũng như khả năng quay video ánh sáng và góc của DOP.
Và cho dù đó là trực tiếp hay được ghi lại trong không gian studio ảo sẽ không có quá nhiều khán giả… nên áp lực cho buổi biểu diễn của bạn sẽ tương đối giảm. Các sự kiện được ghi trước có thể được lặp lại nhiều lần để tạo ra những góc trình diễn đẹp mắt sau đó kết hợp với các hoạt cảnh trực tiếp như MC dẫn chương trình hoặc giao lưu ca sĩ để tạo nên bối cảnh. Phát trực tiếp để có hiệu suất hình ảnh tốt nhất.

Từ những điều trên có thể cho thấy rằng trải nghiệm trực tiếp vẫn được coi là chìa khóa. Áp lực do đại dịch tạo ra đã giúp các nhà tổ chức đẩy nhanh việc tích hợp giữa trải nghiệm trực tiếp và các tính năng ảo tương tác. Nhiều hội thảo, lớp học trực tuyến của South Edge Education Division được tổ chức định kỳ vừa giúp chia sẻ kiến thức, vừa là cách kết nối, tương tác với học viên, khách hàng hiệu quả. Thị trường trực tuyến sẽ hoạt động tốt trong tương lai nhưng sẽ chỉ là một thị trường ngách và là một công cụ tích hợp bổ sung cho các sự kiện trực tiếp. Vì vậy nếu các cơ quan muốn đầu tư vào lĩnh vực này cần phải tìm hiểu đầy đủ về nhu cầu mức độ đầu tư cũng như năng lực hoạt động lâu dài để đảm bảo rằng mảng kinh doanh này có thể tăng trưởng và phát triển trở thành một tài sản gia cố có giá trị cho công ty của bạn.