Hình thức sự kiện ảo (Virtural Event) chính là tương lai của ngành event trong thời điểm dịch bệnh. Khi các thương hiệu, khách hàng và nhà tổ chức sự kiện đầu tư nhiều tiền hơn vào việc tổ chức và vận hành các sự kiện ảo, điều này đã trở thành một xu hướng phổ biến của sự kiện trực tuyến, nhưng đây có thực sự là điều mọi người muốn?

Virtual Event là gì?

Sự kiện ảo (Virtual Event) được các chuyên gia hàng đầu của South Edge Digital chứng minh là một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho một số loại sự kiện đơn giản, có thể được truyền trực tuyến qua Internet cho những người ở các địa điểm khác nhau. Mục tiêu chủ yếu dựa trên phạm vi và mục đích đào tạo, giáo dục, hội nghị, giải trí…

Đây là loại hình hoạt động này đã có tác động nhất định đến một số nội dung tuyên truyền, quảng bá và giáo dục định hướng các đề án. Tuy nhiên, các sự kiện trực tiếp dựa trên kinh nghiệm trực tiếp, Internet,… tỏ ra kém hiệu quả trên các nền tảng trực tuyến.

Lợi ích của Virtual Event trong ngành truyền thông sự kiện

Tất nhiên, chúng ta phải chấp nhận các hoạt động trực tuyến, và khi chúng là lựa chọn duy nhất, thì thà có tổ chức còn hơn không. Khi sự kiện tiếp tục lại sau đó, người tham gia có muốn trải nghiệm thêm các yếu tố kỹ thuật số được tích hợp vào sự kiện trực tiếp không? Và tại sao các ngành truyền thông sự kiện lại chuộng Virtual Event đến vậy?

Việc chuyển đổi sang các nền tảng kỹ thuật số sẽ tăng lên, chẳng hạn như phát sóng trực tiếp, sẽ trở thành một giá trị gia tăng không thể thiếu cho các sự kiện trực tiếp. Ứng dụng dành riêng cho các sự kiện quy mô lớn, trong đó người xem có thể tham gia tương tác, trải nghiệm trò chơi, nhận thông tin hoặc giao lưu với người nổi tiếng, giúp các sự kiện trực tiếp đến được với nhiều người hơn.

Ngày càng có nhiều sự đồng thuận rằng các giải pháp công nghệ kỹ thuật số sẽ phát triển mạnh mẽ và tồn tại trong ngành tổ chức sự kiện. Với South Edge Education, Virtual Event là một giải pháp tuyệt vời mà chắc hẳn doanh nghiệp sẽ thốt lên rằng: Tại sao tôi lại không sử dụng nó sớm hơn?

Từ việc tăng độ tương tác giữa các khách hàng, người xem với doanh nghiệp Virtual Event còn mở rộng danh mục đối tượng khách hàng, từ đó thu hút được nhiều khách hàng từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng trung thành. Tiếp theo không thể bỏ qua, Virtual Event thật sự tạo độ nhanh chóng, thuận tiện. Việc của bạn là chỉ cần một thiết bị kết nối với mạng và một chỗ ngồi thật êm, vậy là đã có thể bắt đầu một buổi event rồi đó!

Tại sao Virtual Event lại quan trọng trong mùa đại dịch?

Điểm cộng đầu tiên mà ai cũng biết chắc hẳn là Virtual Event có thể diễn ra hoàn toàn thông qua mạng online. Điều này tạo sự thuận tiện, nhanh chóng cho tất cả mọi người. Nhờ Virtual Event, doanh nghiệp cũng có thể mở rộng hơn những kênh bán hàng, không chỉ bán hàng offline mà còn tận dụng các trang mạng xã hội để tăng doanh thu. Cùng với đó doanh nghiệp có thể tận dụng để liên kết với các sàn thương mại đăng sản phẩm lên các gian hàng của mình, bán hàng thông qua các nền tảng xã hội. Nhờ những lợi thế này, ngành truyền thông ự kiện đã cón hững bí mật đứng sau thành công của những Virtual Event.

Tiếp theo là xây dựng lại quy trình làm việc giữa các phòng ban nhằm giảm thiểu tối đa kinh phí và nhân lực. Doanh nghiệp còn có thể có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu thêm thị trường ngách phù hợp với hành vi tiêu dùng. Và cuối cùng là triển khai tối đa về các kế hoạch, dự định sắp tới một cách linh hoạt và thuận tiện nhất.

Làm sao để tạo ra một Virtual Event?

Doanh nghiệp luôn cần phải trang bị những kế hoạch thật kỹ lưỡng để tạo ra một sự kiện trực tuyến viral, hiệu quả và tốn kém ít chi phí bằng các cách sau đây:

Lập các mục tiêu chính của sự kiện

Doanh nghiệp cần nắm rõ việc xác định mục tiêu mà sự kiện hướng đến: Tại sao nên tổ chức sự kiện này, sự kiện này dành cho ai, nếu không tổ chức sự kiện doanh nghiệp sẽ mất gì,… Tiếp theo doanh nghiệp có thể trả lời các câu hỏi: Quy mô, đối tượng khách hàng hướng đến, địa điểm thực hiện,…

Lập các kế hoạch truyền thông cho các mục tiêu chính

Để tiếp cận được nhiều khách hàng nhất có thể, doanh nghiệp nên tạo các trang để cập nhật thông tin, tạo các sự kiện trên mạng xã hội như: Facebook, Instagram, thông báo với khách hàng thân thiết qua email, zalo,… Sau khi doanh nghiệp cản thấy đã đủ số lượng khách hàng, bước tiếp theo là ghi nhận lại thông tin, số lượng khách hàng bằng cách tạo các Landing page.

Xây dựng đội ngũ Virtual Event chuyên nghiệp

Bước cuối cùng chắc chắn là bước quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần tìm một nhóm ekip sao cho các thành viên hiểu rõ mục đích của event, có chuyên môn, kinh nghiệm. Cùng với đó lên một kế hoạch cho buổi hội thảo và note ra các vấn đề, tìm cách giải quyết được những vấn đề mà sự kiện có thể gặp phải và cuối cùng là chuẩn bị các phương án dự phòng cho những trường hợp xấu nhất.

Sau bài viết này, Sed Edu cho rằng: Mỗi sự kiện trực tuyến đều có một mục tiêu khác nhau nhưng trải nghiệm của khách hàng vẫn là mục tiêu cuối cùng mà thương hiệu nào cũng muốn đạt được. Để xây dựng và duy trì sự quan tâm của người tham dự trong suốt sự kiện, điều quan trọng là bạn phải có một đội ngũ xuất sắc và giàu kinh nghiệm, hiểu rõ mục tiêu của chương trình và có kinh nghiệm về kỹ thuật và công nghệ thực tế ảo.